1) Kann die Funktion "Änderungen nachverfolgen" und damit der Überarbeitungsmodus in eNorm-Dokumenten genutzt werden?
Ab Version 3.x wird der Überarbeitungsmodus von eNorm umfassend unterstützt. Nähere Hinweise dazu finden Sie im Handbuch.
Für Version 2.x gilt:
Der Überarbeitungsmodus kann grundsätzlich genutzt werden. Um Probleme zu vermeiden, sollte aber Folgendes berücksichtigt werde:
- Vor der Anwendung der Befehle Revisison einrücken (Dokument) und Revisison einrücken (Markierung) müssen die Markups grundsätzlich ausgeblendet werden.
Im Einzelfall ist eine fehlerfreie Funktion der Revisison einrücken-Befehle erst dann gegeben, wenn die Text-Änderungen angenommen oder abgelehnt wurden.
- Es wird empfohlen, eine Dokumentenqualitätsprüfung erst dann durchzuführen, wenn über das Schicksal aller Text-Änderungen durch Annehmen oder Ablehnen entschieden ist.
2) Was ist im Kabinettreferat bei der Weitergabe von eNorm-Dokumenten im Gesetzgebungs-Workflow zu beachten?
Den Kabinett- und Parlamentsreferaten der Bundesministerien steht unter dem Menüpunkt eNorm/Extras die Funktion "Kabinettfassung abschließen" zur Verfügung. Diese Funktion unterstützt die einzuhaltenden Vorgaben, die bei der Erstellung des Zuleitungsexemplars für die Kabinettbefassung von Rechtsetzungsvorhaben einzuhalten sind. Insbesondere besteht die Möglichkeit, automatisiert die Gesetzestitel anzupassen und einen ID-Stempel einzufügen."
3) Wie lassen sich Anmerkungen oder Hinweise auf noch offene Punkte vorübergehend in den Text einfügen?
- Durch Umschalt+Enter kann in Word ein manueller Zeilenumbruch erzeugt werden, ohne dass zugleich Strukturfehler erzeugt werden. Die Anmerkungen stehen dann blickfällig in einer eigenen Zeile
- Auch blaue Sprungmarken (Platzhalter) können von Hand in den Text eingefügt werden, um kenntlich zu machen, an welcher Textstelle noch gearbeitet werden muss. Ersetzen Sie die drei Punkte zwischen den eckigen Klammern durch einen kurzen Texthinweis als Merkhilfe. Sie dürfen aber die Formatierung (Formatvorlage „Merker“) dabei nicht ändern.
Bitte keine leeren Absätze im Dokument erzeugen, da dies die Struktur des Dokuments stört.
4) Wie können Verwaltungsvorschriften mit eNorm erstellt werden?
Verwaltungsvorschriften werden auch zukünftig in eNorm nicht mit eigenem Dokumenttyp unterstützt. Legen Sie bitte ein "Stammdokument" an und passen Sie dieses an.
Falls der Dokumenttyp "Stammdokument" nicht passt, weil es keine Paragraphen als Gliederungseinheiten hat (sondern z. B. lateinische Zählung), können Sie auch ein "normales" Word-Dokument verwenden.
Muster einer Verwaltungsvorschrift: eNorm-Hompage des BMJ – Hilfe – Musterdokumente - Anordnung/Verwaltungsvorschrift (Empfehlung).
5) Wozu dient die eNorm-Synopsen-Darstellung
Eine Synopse ist eine tabellarische Gegenüber- stellung textlicher Unterschiede in zwei Dokumenten.
eNorm erstellt Synopsen
- zwischen einem Normenwurf und Änderungen, die sich im parlamentarischen Verfahren ergeben,
- zwischen der aktuell geltenden Fassung einer Norm und den geplanten Änderungen durch ein Gesetzgebungsvorhaben.
Der Weg zur Synopse führt in beiden Fällen über die Erstellung eines Arbeitsdokuments.
Im eNorm-Menüband (1) wird mit dem eNorm-Befehl „Arbeitsdokument erstellen“ (2) zunächst aus dem Ursprungsdokument ein Arbeitsdokument in synoptischer Darstellung (Tabelle) erzeugt. Diese besteht aus einer linken und einer rechten Spalte.
Die linke Spalte der Synopsentabelle entspricht dem ursprünglichen Dokument und soll unverändert bleiben. Nehmen Sie Änderungen nur in der rechten Spalte vor.
Mit dem eNorm-Befehl „Synopsendokument erstellen“ (3) erstellen Sie aus dem Arbeitsdokument automatisch die synoptische Darstellung, in der die Änderungen, die Sie in der rechten Spalte vor- genommen haben ausgezeichnet werden. Dabei werden Wörter, die Sie in der rechten Spalte gelöscht haben, in der entsprechenden linken Spalte kursiv dargestellt und neuer Text in der rechten Spalte wird dort fett ausgezeichnet.
Diese Auszeichnungen der Unterschiede richten sich nach den Vorgaben des Handbuchs der Rechtsförmlichkeit (HdR Rn 856) und sehen im Einzelnen so aus:
- Einzelnen Wörtern, Satzteilen oder Sätzen werden automatisch in der linken Spalte in kursiver Darstellung und in der rechten Spalte im Fettdruck formatiert.
- Entfallen einzelne Wörter eines Textteils ersatzlos, so sind diese in der linken Spalte in kursiver Darstellung formatiert, ohne dass sich in der rechten Spalte ein korrespondierender im Fettdruck formatierter Text findet.
- Werden einzelne Wörter eines Textteils in der rechten Spalte hinzugefügt, sind diese im Fettdruck formatiert, ohne dass sich in der linken Spalte ein korrespondierender in kursiver Darstellung formatierter Text findet.
- Haben Sie den Text der rechten Spalte gegenüber dem Text der linken Spalte nicht geändert, so steht rechts die numerische Bezeichnung gefolgt vom gesperrt geschriebenen Wort „unverändert“.
- Haben Sie einen Absatz gestrichen, so steht in der rechten Spalte im Fettdruck das Wort „entfällt“. Der entsprechende Text in der linken Spalte wird in kursiver Schrift dargestellt.
- Haben Sie einen neuen Absatz eingefügt, so wird dieser in der rechten Spalte im Fettdruck dargestellt, während die korrespondierende linke Spalte leer ist.
Etwaige weitere Änderungen in der rechten Spalte nehmen Sie stets nur im Arbeitsdokument vor und erzeugen sodann eine neue Version der Synopse.
Hinweis: Dieser Befehl ist nur für Stamm- und Änderungsdokumente verfügbar.
6) Mein Dokument ist kein eNorm-Dokument mehr. Was kann ich tun?
Eventuell ist im Verlauf der Bearbeitung des Dokuments die Verknüpfung zu eNorm verloren gegangen z. B. bei Abbruch der Dokumentaktualisierung oder Konvertierung. In der Regel erscheint in diesen Dokumenten in der Gruppe „eNorm“ im eNorm-Menüband rechts neben „Neues Dokument“ die Schaltfläche „Als eNorm-Dokument bereitstellen“. Ein Klick auf diese Schaltfläche stellt die Verknüpfung zu eNorm wieder her.
7) Wie können Sie das Dokument ohne farbigen Text/Schattierungen weitergeben? (Bereinigt Speichern)
Mit dem eNorm-Befehl Bereinigt speichern im Menü Extras können Sie eine Kopie des Dokuments ohne Farben, eingebettete Objekte, sichtbare Eigenschaften (z. B. Bearbeitungsstand) und versteckte Informationen unter einem anderen Namen
abspeichern.
Diese Funktion ermöglicht, eNorm-Dokumente an Dritte weiterzugeben, die selbst nicht über eNorm verfügen und den Text auch nicht bearbeiten sollen.
Falls das Dokument später wieder als eNorm-Dokument verwendet werden soll, können Sie mit dem eNorm-Befehl „Als eNorm-Dokument bereitstellen“ die Verknüpfung zu eNorm wiederherstellen.
Wichtig: Öffnen Sie das Dokument vor der Versendung nicht mehr in Ihrer eNorm-Umgebung, sonst erscheinen die Farben alle wieder (eNorm-Eigenschaften werden wiederhergestellt!
8) Die einzeilige Darstellung in eNorm-Dokumenten finde ich unergonomisch. Lässt sich das ändern?
Der Standard-Zeilenabstand wird von eNorm einzeilig vorgegeben, damit die erzeugten Dokumente bei allen Stationen des Gesetzgebungsprozesses identisch aussehen. Zum Lesen am Bildschirm oder für Entwurfs- oder Leseausdrucke lässt sich der Zeilenabstand aber verändern: Mit STRG+A wird der gesamte Text markiert und mit STRG+5 der Zeilenabstand auf 1,5-zeilig eingestellt; mit STRG+1 kann der Ursprungszustand wiederhergestellt werden.
9) Wie lässt sich der Bearbeitungsstand aus der Kopfzeile entfernen?
Rufen Sie im Menü eNorm unter Extras den Dialog Bereinigt speichern auf, aktivieren Sie Bearbeitungsstand entfernen und klicken auf Bereinigen. Sie speichern das Dokument unter einem anderen Namen mit dem Zusatz „bereinigt“ ab, die eNorm-Funktionen bleiben erhalten.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass im Dialog Aktionen vor dem Schließen des Dokuments die Option Bearbeitungsstand in der Kopfzeile aktualisieren n i c h t auswählt ist.
10) Sind eNorm-Dokumente barrierefrei?
Norm-Dokumente, die ausschließlich Text enthalten und eine Dokumentenqualitätsprüfung fehlerfrei durchlaufen haben, sind im Regelfall barrierefrei. Nach Aktivierung der Option „Navigationsbereich“ im Word-Menüband „Ansicht“ kann durch die Struktur dieser Dokumente rasch navigiert werden, selbst dann wenn eNorm und damit die eNorm-Strukturanzeige aktuell nicht zur Verfügung stehen.
Enthält das eNorm-Dokumente auch Sonderelemente, ist das Folgende zu beachten, um den Anforderungen der Barrierefreiheit (und § 42 Absatz 6 der GGO der Bundesregierung) zu entsprechen:
Grafiken/Formeln:
Enthält die Datei Grafiken (auch Formeln, die als Grafikdatei vorliegen), fügen Sie diesen im Dialogfenster „Grafik einfügen/bearbeiten“ stets einen entsprechenden Titel und Alternativtext bei.
Tabellen:
Auch bei Tabellen haben Sie die Möglichkeit eines Alternativtexts zur Verbesserung der Barrierefreiheit. Hierzu machen Sie mit der Maus innerhalb der eingefügten Tabelle einen Rechtsklick, wählen Tabelleneigenschaften aus dem Kontextmenü und dann den Reiter „Alternativtext“, um zur Eingabe eines Titels und eines Beschreibungstexts der Tabelle zu gelangen.
11) Können aus eNorm-Dokumente barrierefreie PDF-Dokumente erstellt werden?
Aus einem barrierefreien eNorm-Dokument können barrierefreie PDF-Dokumente auf zwei Wegen erstellt werden. Entscheidend ist, dass das erzeugte PDF-Dokumente Lesezeichen enthält, über die durch die Struktur des Dokuments einfach navigiert werden kann. Beide Methoden erzeugen solche Lesezeichen, wenn auch im Detail in etwas unterschiedlicher Ausprägung.
a) Mit dem eNorm-Befehl „PDF“ im eNorm-Menüband in der Befehlsgruppe „Export“ können Sie aus einem eNorm-Dokument eine PDF-Datei mit Lesezeichen erzeugen.
Hinweis: Dieser Befehl ist für Arbeitsdokumente sowie Synopsendokumente und Vertragsdokumente nicht verfügbar.
b) Mit dem Word-Befehl „Speichern unter“ können Sie eine PDF-Datei erzeugen, wenn Sie im Speicherdialog das Zielformat entsprechend auf „pdf“ ändern. Entscheidend dafür, dass dabei auch Lesezeichen erzeugt werden, ist, dass in den Speicheroptionen „Textmarken erstellen mithilfe von Überschriften“ aktiviert wurde.
